Facture

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Une facture peut être reçue par votre entité (vous êtes le client) ou émise par votre entité (vous êtes le fournisseur).

Réception

En tant que trésorier·e d'une association, votre mission numéro 1 est très simple (pas toujours) : justifier chaque dépense faite avec l'argent de votre entité. Pour cela, le justificatif le plus courant est la facture, elle atteste qu'une personne morale vous demande de lui payer un service ou un produit. Plusieurs règles sont importantes pour conserver une facture valide.

Devis =/= Facture

Pour les prestations et achats prévues en avance, il est fréquent d'établir un devis, celui-ci permet au fournisseur de vous indiquer quel service ou produit il pense être en capacité de vous vendre et à quel prix. Ce devis est en suite signé, ce qui en fait un contrat de vente, indiquant qu'un acte de vente va se produire entre vous et le fournisseur. Le fournisseur peut en suite vous envoyer une facture d'acompte, qui vous demandera de payer une partie des charges du contrat afin qu'il puisse honorer sa part du contrat, cette facture ne doit généralement pas excéder 50% du prix total. Enfin, le fournisseur devra vous émettre une facture des charges restantes (ou totales si pas d'acompte) pour vous demander de payer le reste à charge.

Attention : un devis n'est pas une facture, même signé, il ne justifie pas un débit du compte de l'association.

Mentions légales

Une facture doit comporter toute une liste de mentions légales :

Mentions sur l’émetteur (le fournisseur)

La facture doit comporter au moins :​

• Dénomination complète (raison sociale) et adresse du siège de l’émetteur
• Forme / statut (par exemple SARL, SAS, micro‑entreprise, association, etc.)
• Numéro SIREN/SIRET et, le cas échéant, RCS/RM avec ville d’immatriculation
• Numéro de TVA intracommunautaire si le fournisseur est assujetti à la TVA
• Coordonnées de contact (souvent téléphone, mail)

Mentions sur le client (votre pôle ou association loi 1901)

• Dénomination de l’association (Pour un pôle : PXXX - Nom de l'entité)
• Adresse du siège de l’association/du pôle (Souvent : MDE, Rue Roger Couttolenc, 60200 Compiègne)
• N° SIREN/SIRET (voir Structure de la fédération)
• N° de TVA si l’association est assujettie (généralement non)
• Adresse de livraison si différente de l’adresse de facturation (souvent pertinent pour du matériel)

Mentions d’identification de la facture

Pour être valable en comptabilité (et en cas de contrôle), la facture doit comporter :​

• Date d’émission de la facture
• Numéro de facture unique
• Numéro de bon de commande si vous en avez émis un

Détail de la prestation ou des biens

Le contenu facturé doit être décrit de façon suffisamment précise :​

• Date de la vente ou de la prestation si différente de la date de facture
• Désignation des biens ou services (nature de l’opération)
• Quantité, prix unitaire hors taxe, taux de TVA applicable pour chaque ligne
• Remises éventuelles (rabais, remises, ristournes) mentionnées ligne par ligne ou en bas de facture

Montants et mentions TVA

• Total HT par taux de TVA, montant de TVA, total TTC
• Si l’émetteur n’est pas assujetti à la TVA : mention du type « TVA non applicable, article 293 B du CGI »

Conditions de paiement et pénalités

Les délais et conditions de règlement doivent apparaître, notamment si vous êtes un client professionnel :​

• Date ou délai de paiement (par exemple « paiement sous 30 jours réception») ou mention du fait que la facture est déjà payée
• Modalités de règlement (virement, chèque…) et éventuellement coordonnées bancaires (IBAN/BIC)
• Taux des pénalités de retard et éventuelle indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Généralement, l'absence du terme "facture" est déjà un signe critique qui doit vous faire douter.

Paiement

Dès réception de la facture, le délai de paiement commence et vous devez tenir un suivi détaillé des factures à payer et de leur échéance pour éviter des pénalités. En principe, un fournisseur ne peut pas sérieusement vous reprocher de ne pas avoir payé tant qu’il n’a même pas émis/communiqué de facture. Si une relance est faite sans avoir communiqué de facture, répondez que vous attendiez la réception de la facture pour effectuer le paiement.

Émission

Si vous souhaitez vendre un produit, il est obligatoire d'émettre une facture si votre client est assujetti à la TVA (entreprise, ...) ou si un acompte est demandé. Il est également obligatoire de fournir une facture si le client le demande et fortement conseillé de le faire si la vente concerne une part considérable de vos finances du semestre.

Rédaction

Pour rédiger une facture, il faut suivre les critères expliqués dans la partie "Réception", en gardant à l'esprit, pour les projets/clubs/commissions, que vous agissez au nom de votre pôle.

Numéro de facture

En tant que projet/club/commission, vous ne pouvez pas connaître le numéro de la facture que vous souhaitez émettre car celui-ci doit suivre une logique à l'échelle du pôle. Il faut donc envoyer votre facture sans numéro par mail au pôle pour qu'il vous donne un numéro et valide l'émission de la facture.