Différences entre les versions de « Scène de la région »
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Dernière version du 25 décembre 2025 à 21:15
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Afin d'organiser un évènement de grande ampleur, notamment avec une partie extérieure (WEI, gala, ...) il peut être nécessaire de louer une scène extérieure. Pour cela, la solution le plus simple et de passer par dBs mais la solution la moins chère est de demander à la région Hauts de France d'en mettre une à disposition.
NB : Pour un petit événement ou un événement en intérieur, il est bien plus simple d'emprunter la scène de la mairie.
Disclaimer : Cette demande a été effectuée, notamment, au gala 2023, au WEI 2024 et au WEI 2025 mais a toujours échoué pour diverses raisons.
La scène
A date du 25/12/2025, la scène qui peut être demandée à la région est une STAGECAR IV EUROPODIUM COUVERTE. En voici la fiche technique.
La demande
Afin de demander la mise à disposition de cette scène, il faut adresser un courrier recommandé au/à la président·e de la région.
Au 25/12/2025, l'adresse est :
Xavier BERTRAND
Président de la Région Hauts-de-France
Région Hauts-de-France
Siège de Région Hauts-de-France
151 Avenue du Président Hoover
59555 LILLE CEDEX
Voici un exemple de lettre utilisée pour la demande du WEI 2025. Il est recommandé de faire relire votre lettre par votre pôle et le/la directeur·ice à la Vie Etudiante avant de l'envoyer.
ATTENTION : Avant de confirmer la date et l'horaire à laquelle vous aurez besoin de la scène montée par la région (à vérifier avec eux), il faut penser à en parler avec dBs pour être certain·e qu'ils aient le temps d'y installer leur matériel.
Une fois cette demande faite, vous serez contacté·e par téléphone par le service événementiel de la région au bout de quelques semaines pour compléter la demande. Il est important d'avoir signé un contrat avec le lieu où se déroule votre évènement avant cet appel pour pouvoir le confirmer à la région.
La confirmation
C'est la partie la plus compliquée de la procédure : une fois votre demande validée, la région doit débattre de si vous pouvez, ou non, avoir accès à la scène selon les conditions demandées. Il ne faut pas hésiter à les rappeler si vous avez des doutes sur l'avancée de votre demande car ils peuvent être difficiles à joindre.
Une fois que vous avez une confirmation, il faut bien mettre à l'écrit les conditions dont vous avez besoin pour utiliser la scène : heure d'arrivée, heure de fin de montage et heure de début de démontage pour être certains que dBs soient en mesure de gérer leur montage/démontage.