Navettes

Pour les évènements organisés à une distance difficile à atteindre à pied ou par un moyen de transport gratuit (bus, vélo...), il est fortement conseillé de se renseigner pour prévoir une prestation de navettes. Cette prestation est également obligatoire pour les évènements comprenant un débit d'alcool (hors parking de BF) pour des raisons de sécurité.

Préparation

Pour cela, il faut commencer par établir le nombre de personnes à déplacer, l'itinéraire à emprunter (départ(s) et arrivée(s)) ainsi que les horaires des navettes. Les horaires doivent dépendre des horaires d'ouverture et fermeture de l'évènement et être confirmées par le bureau de l'association concernée (ex: prévoir l'arrivée d'environ 10 à 20% du public avant le début des animations et concerts). Le plus pratique est d'établir un planning précis avec heure de passage, numéro de navette et nombre de personnes cumulées déplacées (Exemple : WEI 25). Ces informations permettront en suite d'établir un devis.

Il est aussi important de prévoir un dossier de sécurité et une demande d'arrêté municipal en cas de départ de BF. Il faut également réfléchir où placer le poste de palpation : au départ ou à l'arrivée (à voir notamment avec le prestataire de sécurité).

Prestataires

Il est conseillé d'établir les premiers contacts à partir de M-4 pour avoir le temps, notamment, de négocier et relancer les prestataires. Pour établir le devis, plusieurs partenaires réguliers peuvent être mis en concurrence :

• Les Cars Melh - contact@lescarsmelh.fr
• Charter Cars - chartercars@wanadoo.fr
• Cars Lefort - cars.lefort@wanadoo.fr
• Rent A Coach - ruiling2000@hotmail.com

Il est évidemment possible de contacter tout autre prestataire afin de rechercher le devis le plus intéressant.

Devis

Dans le devis, 2 approches sont possibles : un contrat par horaires de passage (vous devrez donc vous assurer que les étudiants soient à l'heure pour prendre la navette) ou un contrat par nombre de passages (ce qui permet plus de flexibilité sur les horaires).

Il est également conseillé (comme pour tout devis), de ne pas hésiter à négocier les conditions du contrat avec les prestataires afin d'obtenir le résultat le plus intéressant.

Pour les clubs et commissions : une fois le devis validé par le bureau de votre entité, il doit être envoyé au Pôle afin de le faire signer.

Shotgun

Au départ de BF, il est obligatoire (à la demande du SSIAP) d'organiser un shotgun afin de remplir les navettes efficacement. C'est également fortement conseillé pour tout autre point de départ qui pourrait amener à des mouvements de foules ou une autre difficulté d'organisation.

Pour cela, le service Shotshut du SiMDE est très efficace. Il est conseillé de les contacter (simde@assos.utc.fr) pour mettre en place votre shotgun.

Jour J

Avant l'arrivée des premiers étudiants, il faut mettre en place une file d'attente (ex: à bf, une vingtaine de vaubans) avec 2 permanenciers pour scanner les billets avant l'entrée dans la navette et ranger la file d'attente.

Le jour de l'évènement, le ou la responsable des navettes et le ou la trésorier·e sera invité à passer dans les navettes avant la prestation pour vérifier leur état avant de donner le(s) chèque(s) de caution : il est conseillé de prendre une vidéo de celles-ci (intérieur notamment) pour prévenir d'éventuels litiges sur la caution.

Il faut bien penser à prévoir des permanences dans les navettes pour transmettre les informations (STOP VSS, Services de secours, Consignes de sécurité, Heure de fin de débit/fin de soirée, ...) aux participants et veiller au respect du matériel mis à disposition. Un petit texte peut-être écrit au préalable pour permettre aux permanenciers de n'oublier aucun point.

Au retour notamment, prévoir des sacs poubelles/sacs à vomi au cas où.

Informations complémentaires

Enfin, comme pour tout contrat, il est primordial de veiller aux conditions de paiement de la facture afin d'éviter des pénalités de retard.