Réservation à l'UTC

En MDE

Les salles de la MDE (maison des étudiants) sont en général utilisées pour les réunions mais peuvent aussi être réservées pour d'autres usages. A noter que les salles ne sont pas réservables à la journée, ni sur plusieurs jours, sauf des cas exceptionnels. Dans ce cas de figure, il vous faudra contacter le bde (bde@assos.utc.fr) en explicitant vos besoin. Pour réserver une salle pour une réunion ou autre, cela se fait sur le portail des assos (assos.utc.fr).

Hors MDE

Pour réserver un amphi ou une salle de TD dans BF, vous pouvez vous référer à la page Réservation de salle.

Pour les plus gros évènements, il vous faudra à chaque fois l'accord de la sécurité, du service hygiène et sécurité et de la logistique:

• Sécurité BF: ssiap.bf@utc.fr
• Responsable de l'équipe de garidennage : Alain-Michel Gaston (alain-michel.gaston@utc.fr)
• Service hygiène et sécurité : Carolina Lacome (carolina.lacome@utc.fr), Thibaut Petiot (thibaut.petiot@utc.fr)

Il faut à l'avance avoir prévu un dossier de sécurité pour l'évènement, à faire valider par Mme Hédou, le pÔle et le BDE avant de le diffuser aux services concernés.

Réservation de matériel de l'UTC

Si vous avez du matériel à réserver auprès de l'UTC (tables, chaises, grilles caddie, barrières), il faut contacter la sécurité, ainsi que Mme Hédou. Mettez également le BDE et vôtre pôle en copie. Enfin, pour l'installation d'armoires électriques, il faut s'adresser à Renald Pinson (renald.pinson-gras@utc.fr)

Expliquez-leur :

• Contexte, description de l'évènement, associations organisatrice
• Nombre d’étudiants concernés
• Nombres de personnes extérieures présentes, et nom des invités pressentis
• Présentation détaillée du projet
• Budget prévisionnel
• Eléments précis sur l’encadrement et sur le nettoyage des locaux
• Assurances prises
• Eléments sur Sécurité
• Gestion de l’alcool

Si l'événement est réellement de grosse envergure, vous pouvez mettre en copie Carolina Lacôme (carolina.lacome@utc.fr).