Conseils de Gestion

Voici des conseils d'anciens trésoriers afin de remplir sa fonction correctement et sans pression :

Le budget prévisionnel doit être préparé le plus rapidement possible. Il évolue en permanence : commencez avec des estimations approximatives en début de semestre, puis affinez progressivement en fonction des devis, des informations reçues et des échanges avec vos partenaires. Un budget peut être légèrement surestimé lorsqu’il reste incertain, mais il doit rester honnête : vous devrez être capable de justifier chaque ligne auprès des financeurs et des responsables (pôles, BDE, etc.). Des explications vous seront demandées pendant les soutenances de subventions par exemple. Pour davantage de détails sur la construction d’un budget prévisionnel ou d’un bilan financier, référez-vous à la page dédiée.

Un suivi comptable régulier est indispensable. Le trésorier doit prévoir une ou deux sessions de comptabilité par semaine pour enregistrer les opérations, vérifier la cohérence entre le tableau comptable et le relevé bancaire, et mettre à jour le budget si nécessaire. La rigueur est essentielle : mieux vaut saisir une petite dépense immédiatement que devoir rattraper plusieurs semaines d’informations.

Privilégiez toujours les paiements par virement. Lorsque ce n’est pas possible, utilisez votre chéquier. Le cash doit être évité autant que possible : il complique la traçabilité et augmente les risques d’erreurs. Si vous devez manipuler des liquidités, notez systématiquement chaque entrée et sortie, et conservez un fonds de caisse clairement identifié.

Conservez soigneusement les talons de chèques et intégrez-les à votre classeur comptable. Plus globalement, archivez tout : factures, relevés, conventions, demandes de paiement, notes de frais, preuves de subvention… Une bonne organisation (classement par mois, par type ou par projet) vous fera gagner un temps précieux en cas de contrôle ou de transmission.

À la fin de chaque événement ou de chaque mandat, vous devez réaliser un bilan clair, précis et complet. Ce document est essentiel : il permet d’évaluer la gestion budgétaire, de faciliter la transition avec les prochains responsables et de garantir la continuité financière de l’association.

N'hésitez pas à penser au paiement en ligne pour les activités avec de nombreux participants. Le Polar, le SIMDE, le Service informatique de l'UTC ou vos amis peuvent vous appuyer dans votre démarche. Pour cela mieux vaut s'y prendre à l'avance.