Fonctionnement et Comptabilité

Un suivi comptable rigoureux est indispensable, y compris pour les projets de petite taille. L’objectif est de toujours savoir précisément où en est la trésorerie de l’association. Certaines associations utilisent des logiciels professionnels ou des outils développés en interne, mais un simple fichier Excel bien structuré permet déjà de respecter toutes les obligations essentielles.

Pour chaque dépense, vous devez archiver la pièce comptable correspondante (facture, justificatif, etc.), classée par mois et conservée pendant 10 ans. Cette dépense doit ensuite être enregistrée dans votre tableau de comptabilité : notez la date d’envoi du paiement, la date d’encaissement apparaissant sur le relevé bancaire, un intitulé clair, le montant dans la colonne “dépense”, le numéro du chèque ou du virement, ainsi que l’indication que la pièce comptable a bien été archivée.

Pour chaque entrée, le même principe s’applique. Vous devez archiver la pièce comptable (facture, courrier de subvention ou autre justificatif), également conservée pendant 10 ans, puis reporter l’opération dans votre tableau : la date de réception du paiement, un intitulé explicite, le montant dans la colonne “entrée”, le numéro du chèque, du virement, et la confirmation que la pièce comptable est classée.

À tout moment, vous devez être en possession de deux classeurs de trésorerie. Le premier est numérique : il comprend le budget prévisionnel, le budget réel, le classeur de comptabilité et les documents annexes nécessaires. Le second est papier : il regroupe les talons de chèques ainsi que l’ensemble des pièces comptables relatives aux entrées et aux sorties. Les classeurs peuvent être demandés à tout moment par votre pôle, veuillez donc à les mettre à jour régulièrement.