Sécurité & Dossier sécurité

Sécurité de l’UTC

La sécurité de l’UTC est présente sur tous les sites de l’université pour assurer la protection et le gardiennage des bâtiments.

Contact

Lorsque vous voulez envoyer un mail à la sécurité, n’oubliez pas de signer avec votre nom, prénom, rôle et numéro de téléphone, afin qu’elle puisse vous joindre facilement en cas de question ou de problème.

Mail : [ssiap.bf@utc.fr] (Les mails sont retransmis automatiquement à MM. Jezequel, Gaston et Cinier)

Tel BF : 03 44 23 52 99

Tel PG : 03 44 23 79 98 (prestataire externe)

Bureau : FA409-B

Accès aux locaux en dehors des horaires d’ouverture de l’UTC

Si vous souhaitez accéder aux locaux en MDE ou dans les autres bâtiments en dehors des horaires d’ouverture (soirées, weekends, etc.), vous devez impérativement envoyer un mail à [[1]] au minimum trois jours avant (le plus tôt est le mieux, dans la limite du raisonnable). La sécurité vous indiquera la démarche à suivre.

Emprunt de matériel à l’UTC

Pour l’emprunt de vaubans, grilles, chaises, tables, vous devez vous adresser également à la sécurité de l’UTC, en précisant le nombre souhaité et les dates d’emprunt. Si le matériel peut vous être prêté, la sécurité vous fournira le montant de la caution, et les modalités pour le récupérer. Attention à ne pas vous y prendre au dernier moment : au minimum une semaine avant.

Conseil

La sécurité peut répondre à vos questions concernant la sécurité de votre événement, la rédaction d’un dossier de sécurité. Ne pas hésiter à leur demander leur avis en se rendant directement à leur bureau, ou en leur demandant une courte réunion pour leur poser des questions.

Pour tous les événements, il est conseillé de rencontrer la sécurité de BF avant le jour de celui-ci, dans un délai raisonnable de quelques semaines (en proportion de la taille de l’événement).

Hygiène et sécurité

Le Service Hygiène et Sécurité (SHS) s’assure que les implantations d’événements ou l’aménagement de locaux au sein de l’UTC respectent les normes en vigueur d’un point de vue sécurité incendie (l’UTC, en tant qu'Établissement Recevant du Public, est soumis à des réglementations très précises). Pour toute organisation d’événements dans l’UTC (en particulier sur PG), ou modification d’aménagement de locaux (implantations électriques, mobilier etc…), il faut toujours faire valider par ce service avant l'installation. Thibaut Petiot ([[2]]) est la personne à qui se référer pour toute demande concernant le monde associatif, n’hésitez pas à lui demander une courte réunion.

Prestataire de sécurité sur un événement

Le prestataire sécurité privilégié par les associations du BDE est Défi Sécurité, entreprise privée de surveillance et de gardiennage. La société estime le nombre d’agents nécessaire pour votre événement, mais vous pouvez demander validation à la sécurité de BF, et leur faire des retours par rapport aux événements précédents (voir vos passations).

À noter que dans la prestation proposée, le conseil sur la préparation de l'événement est aussi compris : il ne faut pas hésiter à les contacter en amont pour voir avec eux les détails de sécurité sur l'événement, voire de leur demander une petite réunion.

Aussi, sur le moment, il est essentiel de faire un rapide brief en début et fin d'événement avec l’équipe de sécurité pour se mettre d’accord sur le dispositif (nombre d’agents, positionnement…) et faire remonter les éventuels problèmes rencontrés.

Arrêté municipal

Si votre événement nécessite de faire partir des étudiants en navettes, vous serez amenés à utiliser les places de parking devant le bâtiment Benjamin Franklin. Si vous avez besoin de charger beaucoup de matériel, il sera aussi nécessaire de libérer les différentes places de parking autour de Benjamin Franklin. Pour cela, vous devez envoyer un mail à [[3]] afin de demander un arrêté municipal pour interdire aux véhicules de se garer sur les places que vous souhaitez libérer.

Lors de votre demande, précisez les dates et heures précises pendant lesquelles l’arrêté doit être effectif, et n’hésitez pas à fournir un plan avec les places à banaliser.

Si vous avez obtenu une réponse positive quant à votre demande, vous pouvez vérifier deux jours avant la date demandée si l’arrêté municipal est bien paru au journal officiel. Vérifiez également que la mairie a déposé les plots mentionnant l’arrêté au niveau des places concernées.

Le jour J, vous pouvez utiliser de la rubalise pour éviter que des véhicules ne se garent sur les places banalisées, et emprunter des barrières vaubans à la sécurité de BF si nécessaire.

Vous pouvez également être amenés à demander des arrêtés municipaux à proximité de votre lieux d’événement, par exemple pour installer un barnum pour Secourut’s sur une place de parking. Ces demandes s'effectuent alors auprès de la mairie du lieu de votre événement.

Dossier sécurité

Pour tout événement attendant un public, vous serez amené à réaliser un dossier de sécurité.

Il doit contenir une courte présentation de l’événement (nombre de gens attendus, horaires), ainsi que le contact des membres de l’association en lien avec la sécurité (resp log, président...).

Avant envoi à la sécurité, il est obligatoire de faire relire le dossier par votre pôle et Mme Hedou. Une fois le dossier finalisé, ce dossier doit être envoyé à ssiap.bf@utc.fr, puis à votre prestataire de sécurité.

Voici quelques éléments à préciser (liste non exhaustive) :

Alcool

Il est important de préciser les différents alcools prévus à la vente, ainsi que leur prix par unité. C’est une information importante que vous devez fournir à la sécurité de BF et à votre prestataire de sécurité. Pour toute vente d’alcool, il vous faut obligatoirement une autorisation d’ouverture de débit licence 3 (alcools légers jusqu’à 18°), à demander entre 48h et un mois avant selon les mairies (à Compiègne le délai est assez long). Il faut ensuite bien vérifier que cette demande a été validée avant l’événement. Il est également nécessaire de faire valider les quantités et degrés par Mme Hedou et votre Pôle.

Navettes

Si votre événement prévoit un départ de navettes depuis BF, vous devez faire valider l’implantation prévue sur le parvis à la sécurité de BF, en plus de la demande d’arrêté municipal (gestion de foule, vérification de billets, fouille…). Vous devez également y préciser les différents horaires de départ des navettes, ainsi que celles de retour. Il faut TOUJOURS prévoir des membres de l’asso sur place chargés de veiller au respect de ses dispositions ainsi qu'un membre dans chaque navette. C’est aussi à vous de vous assurer qu’il n’y ait pas de débordements dans la queue (en particulier de la consommation d’alcool pré-événement), et vous pouvez demander à votre prestataire de sécurité ou à un agent de BF s’il est présent d’intervenir.

Plan d’implantation de votre lieu d’événement

Le dossier doit aussi contenir un plan détaillé de votre lieu d’événement : scènes, régie, loges, SafeZone Stop VSS et poste de secours Secourut’s, bars, etc. Il faut également veiller à laisser les issues de secours dégagées et à ce que le lieu puisse en effet évacuer le nombre de personnes que vous attendez. En cas de doute, vous pouvez demander à la sécurité de BF ou Défi Sécurité de voir avec vous pour le dimensionnement des issues de secours.

Line up

Si des artistes se produisent, la line-up peut éventuellement être intégrée au dossier de sécurité.