Différences entre les versions de « Navettes »
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Pour les évènements organisés à une '''distance difficile à atteindre à pieds''' ou par un moyen de transport gratuit (bus, vélo...), il est fortement conseillé de se renseigner pour prévoir une prestation de navettes. Cette prestation est également obligatoire pour les '''évènements comprenant un débit d'alcool''' (hors parking de BF) pour des raisons de sécurité. | Pour les évènements organisés à une '''distance difficile à atteindre à pieds''' ou par un moyen de transport gratuit (bus, vélo...), il est fortement conseillé de se renseigner pour prévoir une prestation de navettes. Cette prestation est également obligatoire pour les '''évènements comprenant un débit d'alcool''' (hors parking de BF) pour des raisons de sécurité. | ||
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Pour cela, il faut commencer par établir le '''nombre de personnes''' à déplacer, l''''itinéraire''' à emprunter (départ(s) et arrivée(s)) ainsi que les '''horaires''' des navettes. Ces informations permettront en suite d'établir un devis. | Pour cela, il faut commencer par établir le '''nombre de personnes''' à déplacer, l''''itinéraire''' à emprunter (départ(s) et arrivée(s)) ainsi que les '''horaires''' des navettes. Ces informations permettront en suite d'établir un devis. | ||
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Il est évidemment possible de contacter tout autre prestataire afin de rechercher le devis le plus intéressant. | Il est évidemment possible de contacter tout autre prestataire afin de rechercher le devis le plus intéressant. | ||
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Dans le devis, 2 approches sont possibles : un contrat par '''horaires de passage''' (vous devrez donc vous assurer que les étudiants soient à l'heure pour prendre la navette) ou un contrat par '''nombre de passages''' (ce qui permet plus de flexibilité sur les horaires). | Dans le devis, 2 approches sont possibles : un contrat par '''horaires de passage''' (vous devrez donc vous assurer que les étudiants soient à l'heure pour prendre la navette) ou un contrat par '''nombre de passages''' (ce qui permet plus de flexibilité sur les horaires). | ||
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Pour les clubs et commissions : une fois le devis validé par le bureau de votre entité, il doit être envoyé au Pôle afin de le faire signer. | Pour les clubs et commissions : une fois le devis validé par le bureau de votre entité, il doit être envoyé au Pôle afin de le faire signer. | ||
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Le jour de l'évènement, le ou la responsable des navettes et le ou la trésorier.e sera invité à passer dans les navettes avant la prestation pour vérifier leur état avant de donner le(s) chèque(s) de caution : il est conseillé de prendre une vidéo de celles-ci pour prévenir d'éventuels litiges sur la caution. | Le jour de l'évènement, le ou la responsable des navettes et le ou la trésorier.e sera invité à passer dans les navettes avant la prestation pour vérifier leur état avant de donner le(s) chèque(s) de caution : il est conseillé de prendre une vidéo de celles-ci pour prévenir d'éventuels litiges sur la caution. | ||
Le jour de l'évènement, il faut bien penser à prévoir des permanences dans les navettes pour transmettre les informations aux participants et veiller au respect du matériel mis à disposition. | Le jour de l'évènement, il faut bien penser à prévoir des permanences dans les navettes pour transmettre les informations aux participants et veiller au respect du matériel mis à disposition. | ||
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Enfin, comme pour tout contrat, il est primordial de veiller aux conditions de paiement de la facture afin d'éviter des pénalités de retard. | Enfin, comme pour tout contrat, il est primordial de veiller aux conditions de paiement de la facture afin d'éviter des pénalités de retard. | ||
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Version du 17 décembre 2025 à 14:11
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Pour les évènements organisés à une distance difficile à atteindre à pieds ou par un moyen de transport gratuit (bus, vélo...), il est fortement conseillé de se renseigner pour prévoir une prestation de navettes. Cette prestation est également obligatoire pour les évènements comprenant un débit d'alcool (hors parking de BF) pour des raisons de sécurité.
Préparation
Pour cela, il faut commencer par établir le nombre de personnes à déplacer, l'itinéraire à emprunter (départ(s) et arrivée(s)) ainsi que les horaires des navettes. Ces informations permettront en suite d'établir un devis.
Prestataires
Pour établir le devis, plusieurs partenaires réguliers peuvent être mis en concurrence :
- Les Cars Melh - contact@lescarsmelh.fr
- Charter Cars - chartercars@wanadoo.fr
- Cars Lefort - cars.lefort@wanadoo.fr
Il est évidemment possible de contacter tout autre prestataire afin de rechercher le devis le plus intéressant.
Devis
Dans le devis, 2 approches sont possibles : un contrat par horaires de passage (vous devrez donc vous assurer que les étudiants soient à l'heure pour prendre la navette) ou un contrat par nombre de passages (ce qui permet plus de flexibilité sur les horaires).
Il est également conseillé (comme pour tout devis), de ne pas hésiter à négocier les conditions du contrat avec les prestataires afin d'obtenir le résultat le plus intéressant.
Pour les clubs et commissions : une fois le devis validé par le bureau de votre entité, il doit être envoyé au Pôle afin de le faire signer.
Jour J
Le jour de l'évènement, le ou la responsable des navettes et le ou la trésorier.e sera invité à passer dans les navettes avant la prestation pour vérifier leur état avant de donner le(s) chèque(s) de caution : il est conseillé de prendre une vidéo de celles-ci pour prévenir d'éventuels litiges sur la caution.
Le jour de l'évènement, il faut bien penser à prévoir des permanences dans les navettes pour transmettre les informations aux participants et veiller au respect du matériel mis à disposition.
Informations complémentaires
Enfin, comme pour tout contrat, il est primordial de veiller aux conditions de paiement de la facture afin d'éviter des pénalités de retard.