Achat-Vente sur PassCulture

Création du compte Pass Culture et de l’offre

Dans le cadre d’un événement, cet outil permet de faire des ventes conséquentes hors Wooch.

Il permet aux étudiants (jusqu’à leurs 20 ans), de pouvoir « payer » leur offre via l’argent qui leur est donné par l’État. Comme ce n’est pas de l’argent qui vient de leur poche, ils seront plus enclins à payer. Le Pass Culture étant accessible dès 16 ans, il permet également de toucher des lycéens.

Pour s’inscrire sur le Pass Culture, il faut créer un compte professionnel sur l’espace « Pass culture Pro », qui sera rattaché à la structure « PÔLE ARTISTIQUE ET ÉVÉNEMENTIEL DE L’UTC » (si l'association est bien au sein du PAE) car il faut un numéro de SIRET. La validation du rattachement au PAE sur le Pass Culture peut prendre jusqu’à 3 semaines.

Les associations suivantes possèdent déjà un compte rattaché au PAE : Light Up City, Profit’rôles Larsen

Après la validation du rattachement à la structure du PAE, voici la page d'accueil affichée :

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Pour mettre en ligne un événement, il faut d’abord définir un lieu (cf image de droite) : Cloître Saint Corneille, Théâtre à Moustaches, Université de Technologie de Compiègne ou lieu administratif (sans intérêt). Si le lieu de l'événement n’y est pas déjà, il faut appuyer sur « ajouter un lieu. »

Pour créer l'offre à destination du grand public, il faut appuyer sur « créer une offre » sous le lieu adéquat. Il faut créer une « offre individuelle » car l’offre collective est seulement à destination de chefs d’établissements qui le proposeront à leurs élèves (trop long et peu efficace). Il existe ensuite 3 possibilités de retrait des billets :

Aucun billet nécessaire Envoi des billets par mail. Il faut indiquer combien de temps avant l’événement les billets seront envoyés et indiquer depuis quelle adresse mail ils seront envoyés). Il faut prévoir un listing le jour J dans le cas où les personnes n’auraient pas reçu de mail. Si c’est cette option qui est choisie, vous pouvez extraire un fichier Excel ou CSV dans « suivi des réservations » pour avoir la liste des utilisateurs ayant réservé, et réaliser un envoi collectif. L'envoi d'un mail permet de rappeler les consignes sur l'événement. Retrait sur place. Il faut indiquer combien de temps en amont de l’événement il faut récupérer son billet (ex: sur place au moment de l’entrée dans l’événement). Il faut également envoyer un mail récapitulatif à tous les acheteurs pour les guider car sinon ils ne comprennent pas comment ça se déroule. Le jour J, ils devront montrer une contremarque (code à 6 numéros type UZ28H2) qui doit correspondre à celle que vous avez associée à son nom.

Pour définir le tarif des billets de l’événement, il est possible d’ avoir au maximum 10 tarifs différents.

Conseil : il est préférable de ne mettre que des tarifs extérieurs (non cotisants). En effet, il n’y a pas de possibilité de vérifier au préalable que la personne est étudiante à l’UTC, qu’elle cotise au BDE-UTC ou non. Autre avantage, cela rapporte plus d’argent mais ne décourage pas les acheteurs vu que l’argent du Pass Culture n’est pas « réel. »

Important : il est obligatoire de vérifier l’identité de chaque personne présentant un billet Pass Culture (via la CNI, passeport, etc.), c’est une condition de l’obtention de l’argent du Pass Culture. Il est également interdit de procéder à des remboursements pour des billets achetés sur le Pass Culture (si par exemple un membre d'une association partenaire obtient après achat une place offerte).

Suivi des réservations

A chaque réservation, l'association recevra un mail de notification mentionnant le nom, prénom, email et contremarque du bénéficiaire. On peut aussi retrouver ces infos dans l’onglet « Réservations ». Les utilisateurs peuvent annuler leur réservation jusqu’à 48h après achat, sauf si l’événement se déroule dans moins de 48h après achat.

Après l’événement (ou pendant), il faut valider les contremarques à la main dans l’onglet « guichet » afin d'obtenir les remboursements du Pass Culture. Le remboursement se fera sur le compte du PAE (et pourra ensuite être transféré sur le compte de l'association) dans les 3 semaines suivant l’événement. L’onglet « Statistiques » donne un état du nombre de réservations confirmées, du chiffre d’affaires prévisionnel, etc.

Pour supprimer un tarif, il faut aller dans l’onglet « dates et capacités » et cliquer sur les 3 petits points puis « supprimer le stock » associé au tarif à retirer. Un mail sera envoyé pour notifier les bénéficiaires de l’annulation de leur réservation, ils seront remboursés.

Il est possible de désactiver l’offre, c’est-à-dire de ne plus l'afficher dans l’appli Pass Culture (mais les réservations seront toujours confirmées) (à faire lors d'un sold out). Il faut faire attention à ne pas dépasser la jauge de participants maximum (Pass Culture + Wooch).

En cas de doutes quant à l’utilisation et les fonctionnalités du Pass Culture, la page d’aide Pass Culture, catégorie « Acteurs culturels » est très guidée et schématisée.