Sécurité & Dossier sécurité

Cette section du wiki sert à résumer les différents services de sûreté et sécurité que vous pourrez rencontrer lors de votre parcours associatif. Vous y serons résumé les services de sécurité internes et externes à l'UTC, ainsi que les démarches à suivre lors de la réalisation d'évènements UTCéens.

Service de sûreté et sécurité internes de l’UTC

Les services de sûreté et sécurité de l’UTC est présente sur tous les sites de l’université pour assurer la protection, le gardiennage des bâtiments et la sécurité incendie pour ne citer que.

Les différents services & leurs contacts

Plusieurs services à l'UTC s'occupe de près ou de loin, voici une liste non exhaustive des services et de leur rôle au sein de l'établissement.

SSIAP

Le Service de Sécurité Incendie et Aide à la Personne (SSIAP) est le service à qui les associations ont le plus à faire, étant en partie basé sur le site Benjamin Franklin, et relié à la DPL. Il est composé de Mr Gaston, (PG) Mr Cinier, agent du matin à BF (7h30-16h30), Mr Jezequel, agent du soir à BF (16h30-1h30), et d'autres agents en roulement qui permettent la présence d'agents 24H/24 7J/7. Ils sont comme des "vigiles" et sont les premiers contacts des assos. Lors d'évènements, ils s'occupent du prêt de matériel des garages de l'UTC (Héras, Vaubans, tables, chaises...)

• Mail : ssiap.bf@utc.fr (Les mails sont retransmis automatiquement à M. Jezequel, Gaston et Cinier)
• Tel BF : 03 44 23 52 99
• Tel PG : 03 44 23 79 98 (prestataire externe)
• Bureau : FA409-B

Lors de contact avec cette entité merci de toujours passer par l'adresse mail générale et non s'adresser aux personnes directement.

SHS

Le Service Hygiène et Sécurité est le service s'occupant du respect théorique des différentes normes d'hygiène, sûreté et sécurité au sein de l'UTC. C'est le service qui surveille l'activité étudiante au sein des locaux, et qui accepte ou refuse les différentes activitées étudiantes se déroulant au sein de l'UTC. Il est composé notamment de Mme Kaczmareck, responsable du service ainsi que de Thibaut Petiot, technicien en sécurité incendie et prévention des risques (SSIAP3). Mr Petiot est le contact privilégié des étudiants au sein de ce service. Il est important de les tenir au courant de chaque activité se déroulant au sein de l'UTC, et de chaque changement d'organisation des locaux mis à disposition.

• Mail : shs@utc.fr
• Tel Thibaut Petiot : 03 44 23 79 19
• Tel Anne-Sophie Kaczmareck : 03 44 23 52 51
• Bureaux respectifs : CR 102, CR104

Comme lors de contact avec le SSIAP merci de toujours passer par l'adresse mail générale et non s'adresser aux personnes directement.

DPL

La Direction du Patrimoine et de la Logistique est les service s'occupant du maintient en état des locaux et supervise le SSIAP. Vous n'aurez à priori pas à le contacter mais il est important de connaître son existence.

Accès aux locaux en dehors des horaires d’ouverture de l’UTC

Si vous souhaitez accéder aux locaux en MDE ou dans les autres bâtiments en dehors des horaires d’ouverture (soirées, weekends, etc.), vous devez impérativement envoyer un mail à ssiap.bf@utc.fr au minimum trois jours avant (le plus tôt est le mieux, dans la limite du raisonnable). La sécurité vous indiquera la démarche à suivre.

Vous aurez la plupart du temps à appeler l'agent en fonction au 03 44 23 52 99 qui vous ouvrira les portes. Attention à ne pas abuser des appels, ces agents ne sont pas à votre disposition

Emprunt de matériel à l’UTC

Pour l’emprunt de héras, vaubans, grilles, chaises, tables, vous devez également vous adresser au SSIAP, en précisant le nombre souhaité et les dates d’emprunt. Si le matériel peut vous être prêté, le SSIAP vous fournira le montant de la caution (uniquement si le matériel quitte les bâtiments) , et les modalités pour le récupérer.
Attention à ne pas vous y prendre au dernier moment : au minimum une semaine avant.

Prestataire de sécurité sur un événement

Le prestataire sûreté privilégié par les associations du BDE est Défi Sécurité, entreprise privée de surveillance et de gardiennage. Nous vous conseillons très très (très) fortement de passer par ce prestataire, il est moins cher que les concurrents, les agents sont professionnels et le patron de la boite, Nicolas Brasseur connaît très bien nos évènements.

À noter que dans la prestation proposée, le conseil sur la préparation de l'événement est aussi compris : il ne faut pas hésiter à les contacter en amont pour voir avec eux les détails de sécurité sur l'événement, voire de leur demander une petite réunion, quelques jours avant de l'évènement afin de s'assurer d'aucun malentendu.

Aussi, sur le moment, il est essentiel de faire un rapide brief en début et fin d'événement avec l’équipe de sécurité pour se mettre d’accord sur le dispositif (nombre d’agents, positionnement…) et faire remonter les éventuels problèmes rencontrés.

• Mail : defisecurite@hotmail.fr
• Tel Nicolas Brasseur : 06 10 43 56 49

Organisation d'un évènement

Cette partie détaille le processus d'organisation d'un évènement étudiant, merci de le lire attentivement et de réaliser chaque démarche nécessaire à votre évènement, dans les délais demandés. En cas de question ne pas hésiter à contacter votre pole ou le BDE.

Evenement hors de l'UTC

Si vous souhaitez organiser un évènement hors de l'UTC, vos contacts changeront suivant la ville ou se situe votre évènement. Les modalités administratives étant différentes selon les mairies, vous ne retrouverez que peu d'informations dans cette partie, plus générales et adaptées à la ville de Compiègne. Nous vous conseillons de vous renseigner dans la mairie reliée au lieu de votre évènement.

Si votre évènement se déroule à Compiègne votre contact principal sera Ludovic Pauron ( ludovic.pauron@mairie-compiegne.fr ). De plus si votre évènement se déroule dans un lieu public, vous aurez à effectuer un dossier de sécurité, à envoyer au minimum 3 mois avant la date de votre évènement à la sous-préfecture de Compiègne. S'ils le jugent nécessaire, la sous-préfecture vous contactera afin de réaliser une réunion sur place, avec généralement, la police municipale, la gendarmerie, le SDIS, l'association organisatrice, DEFI sécurité et Mme Hédou. Pas besoin de stresser pour cette réunion, elle se passe toujours bien et sert surtout à faire prendre connaissance les différents services publics de votre évènement.

Vous trouverez içi un template de dossier de sécurité à envoyer en sous-préfecture : (dossier à mettre)

Evenement dans l'enceinte de l'UTC

Les évènements organisés dans l'enceinte de l'UTC suivent tous la même procédure administrative, décrite ci dessous.

Choix de la date

La date de l'évènement doit impérativement être convenue avec l'administration de l'UTC, via le relai de Mme Hédou. Il s'agit de la première étape indispensable, avant de commencer quelconque autre démarche. Tous les autres acteurs comme le BDE, votre pole, et les associations participantes (décibels, larsen, fsc...) doivent être informées le plus rapidement possible

Acteurs extérieurs

Vous aurez probablement besoin pour votre évènement d'agents de sûreté, de secouristes et de la safe zone. C'est démarches sont bien sur à effectuer en amont de votre évènement et non au dernier moment.

Agents de sûreté

Il faut contacter Nicolas Brasseur de DEFI sécurité après avoir validé la date de l'évènement. Votre organisation ne sera forcément pas terminée et vous ne pourrez pas obtenir toutes les informations nécessaire à l'établissement d'un devis final, cependant il est important pour lui de connaître la date de l'évènement afin de pouvoir prévenir ses agents et bloquer la date de l'évènement. Vous pouvez demander un premier devis afin d'avoir une estimation du coût des agents qui n'est pas négligeable, ainsi que des conseils sur les évènements. Nicolas Brasseur connaît probablement mieux l'évènement que l'association et ses conseils sont souvent précieux.

Je vous conseille très fortement de ne pas négocier le nombre d'agents qu'il vous conseillera. Il n'essayera jamais de vous entuber et connaît très bien les risques associés à vos évènements.

Secouristes

Vous devrez contacter secourut's au minimum 1 mois avant votre évènement. Afin de pouvoir établir un devis, vous devez remplir une Demande de Dispositif Prévisionel de Secours (DDPS) ou vous écrirez les détails de votre évènement en suivant le template ci-dessous :

Safe zone

A compléter

Dossier de sécurité

Le dossier de sécurité est un incontournable de votre évènement. Il permet d'expliquer votre évènement aux différents acteurs, et notamment le SHS à qui il sera envoyé afin de valider l'évènement. Il est important de noter que ce dossier doit être rédigé peu importe la nature de l'évènement, même lors de petits évènements comme des soirées au pic, des évènements en journée ou des départs en navettes.

Voici le template de dossier de sécurité à remplir. Celui-ci est validé par le SHS, et il est important que toutes les parties vous concernant soient correctement remplies afin qu'ils puissent correctement analyser votre évènement, vous donner des conseils et demander des modifications, et veiller au bon déroulement de celui-ci. TEMPLATE

En résumé, ce dossier contient les motivations de l'évènement, un planning complet, les plans d'implantation et électriques, les différentes mesures mises en place lors de l'évènement ainsi que les demandes exceptionnelles. Ce dossier est volontairement très complet et peu s'avérer difficile à remplir lors de certaines parties, ou d'autres pourraient nécessiter des approximations, celui-ci étant à envoyer au maximum 1 mois avant votre évènement. N'hésitez pas à contacter le BDE ou votre pole en cas de difficultés à le remplir ou en cas de questions sur celui-ci.

Une fois ce dossier rempli, vous l'enverrez pour relecture au BDE, votre pole et Mme Hédou, puis au SSIAP et au SHS.

Arrêté municipal

Si votre événement nécessite de faire partir des étudiants en navettes, vous serez amenés à utiliser les places de parking devant le bâtiment Benjamin Franklin. Si vous avez besoin de charger beaucoup de matériel, il sera aussi nécessaire de libérer les différentes places de parking autour de Benjamin Franklin. Pour cela, vous devez envoyer un mail à ludovic.pauron@mairie-compiegne.fr afin de demander un arrêté municipal pour interdire aux véhicules de se garer sur les places que vous souhaitez libérer.

Lors de votre demande, précisez les dates et heures précises pendant lesquelles l’arrêté doit être effectif, et n’hésitez pas à fournir un plan avec les places à banaliser.

Si vous avez obtenu une réponse positive quant à votre demande, vous pouvez vérifier deux jours avant la date demandée si l’arrêté municipal est bien paru au journal officiel. Vérifiez également que la mairie a déposé les plots mentionnant l’arrêté au niveau des places concernées.

Le jour J, vous pouvez utiliser de la rubalise pour éviter que des véhicules ne se garent sur les places banalisées, et emprunter des barrières vaubans à la sécurité de BF si nécessaire.

Vous pouvez également être amenés à demander des arrêtés municipaux à proximité de votre lieux d’événement, par exemple pour installer un barnum pour Secourut’s sur une place de parking. Ces demandes s'effectuent alors auprès de la mairie du lieu de votre événement.

Dossier sécurité

Pour tout événement attendant un public, vous serez amené à réaliser un dossier de sécurité.

Il doit contenir une courte présentation de l’événement (nombre de gens attendus, horaires), ainsi que le contact des membres de l’association en lien avec la sécurité (resp log, président...).

Avant envoi à la sécurité, il est obligatoire de faire relire le dossier par votre pôle et Mme Hedou. Une fois le dossier finalisé, ce dossier doit être envoyé à ssiap.bf@utc.fr, puis à votre prestataire de sécurité.

Voici quelques éléments à préciser (liste non exhaustive) :

Alcool

Il est important de préciser les différents alcools prévus à la vente, ainsi que leur prix par unité. C’est une information importante que vous devez fournir à la sécurité de BF et à votre prestataire de sécurité. Pour toute vente d’alcool, il vous faut obligatoirement une autorisation d’ouverture de débit licence 3 (alcools légers jusqu’à 18°), à demander entre 48h et un mois avant selon les mairies (à Compiègne le délai est assez long). Il faut ensuite bien vérifier que cette demande a été validée avant l’événement. Il est également nécessaire de faire valider les quantités et degrés par Mme Hedou et votre Pôle.

Navettes

Si votre événement prévoit un départ de navettes depuis BF, vous devez faire valider l’implantation prévue sur le parvis à la sécurité de BF, en plus de la demande d’arrêté municipal (gestion de foule, vérification de billets, fouille…). Vous devez également y préciser les différents horaires de départ des navettes, ainsi que celles de retour. Il faut TOUJOURS prévoir des membres de l’asso sur place chargés de veiller au respect de ses dispositions ainsi qu'un membre dans chaque navette. C’est aussi à vous de vous assurer qu’il n’y ait pas de débordements dans la queue (en particulier de la consommation d’alcool pré-événement), et vous pouvez demander à votre prestataire de sécurité ou à un agent de BF s’il est présent d’intervenir.

Plan d’implantation de votre lieu d’événement

Le dossier doit aussi contenir un plan détaillé de votre lieu d’événement : scènes, régie, loges, SafeZone Stop VSS et poste de secours Secourut’s, bars, etc. Il faut également veiller à laisser les issues de secours dégagées et à ce que le lieu puisse en effet évacuer le nombre de personnes que vous attendez. En cas de doute, vous pouvez demander à la sécurité de BF ou Défi Sécurité de voir avec vous pour le dimensionnement des issues de secours.

Line up

Si des artistes se produisent, la line-up peut éventuellement être intégrée au dossier de sécurité.