Budget Prévisionnel

Budget Prévisionnel

Rôle et objectifs du Budget Prévisionnel (BP)

Le Budget Prévisionnel (BP) est un document de référence qui permet de :

• planifier les dépenses et les recettes de l’association,
• vérifier la faisabilité financière des projets,
• justifier les demandes de subventions,
• assurer un suivi clair et transparent de la trésorerie.

Le BP doit être :

• rempli en début de semestre,
• complété pour chaque projet porté par l’association,
• mis à jour régulièrement,
• rendu en fin de semestre, même si les projets s’étendent sur plusieurs semestres.

Attention, le BDE fournit un template de Budget Prévisionnel unique et obligatoire, commun à toutes les associations. Ce document :

• sert de support officiel pour toutes les demandes de subventions,
• est attendu comme document de référence en fin de semestre,
• ne doit pas être modifié dans sa structure, uniquement complété.

Principes financiers fondamentaux

Équilibre du budget

Un budget prévisionnel doit toujours être à l’équilibre : Total des produits (recettes) = Total des charges (dépenses) Le résultat final attendu est donc 0 €. Dans de rares cas où le fonds de roulement est trop élevé, un résultat négatif peut être accepté.

Solde de début et solde de fin de semestre

Le solde de début de semestre correspond à l’argent réellement disponible sur le compte bancaire de l’association au moment de la reprise de la trésorerie. Le solde de fin de semestre visé est un objectif : il correspond à ce que l’association souhaite avoir sur son compte à la fin du semestre.

Ces deux informations sont centrales pour évaluer la santé financière de l’association.

Fonds de roulement (fonds de sécurité)

Le fonds de roulement est une réserve financière permettant de :

• faire face à des imprévus,
• avancer des frais en attendant le versement d’une subvention,
• assurer la continuité de l’association entre deux équipes.

A titre indicatif, il est conseillé de conserver un fonds de roulement de 10% du budget total, notamment pour les associations avec des budgets importants.

Le dashboard du Budget Prévisionnel

Le template fourni par le BDE commence par un dashboard, qui donne une vue d’ensemble de la situation financière de l’association et de ses objectifs.

Informations financières à renseigner

Le trésorier doit y indiquer :

• le solde de l’association en début de semestre,
• les avances de trésorerie potentielles du BDE,
• les avances de trésorerie potentielles du pôle,
• le remboursement de ces avances, le cas échéant,
• le remboursement d’une subvention antérieure, si cela a été demandé (par exemple en cas de non-respect du cadre de la subvention).

Ces éléments permettent d’avoir une vision claire des flux financiers globaux, indépendamment des projets.

Objectifs et attentes de fin de semestre

Le dashboard sert également à formaliser les objectifs financiers de l’association :

• le solde de fin de semestre visé,
• le résultat cumulé à atteindre,
• le résultat financier attendu pour chacun des projets.

Cette partie est essentielle : elle montre que l’association anticipe ses finances et qu’elle maîtrise ses engagements.

Les budgets prévisionnels par projet

Une fois le dashboard complété, le trésorier doit remplir le Budget Prévisionnel de chaque projet de l’association. Chaque projet est traité séparément afin de :

• mieux identifier ce qui coûte de l’argent,
• mieux comprendre ce qui génère des recettes,
• analyser le résultat financier de chaque action.

Produits et charges : définitions

Dans le BP :

• les produits correspondent à toutes les entrées d’argent (ex. : ventes, subventions, participations, sponsoring),
• les charges correspondent à toutes les dépenses (ex. : achats, prestations, communication, logistique).

Utilisation des catégories

Le template propose des catégories et sous-catégories pensées pour couvrir l’ensemble des situations possibles. Lors du remplissage :

• chaque dépense ou entrée d’argent doit être associée à la catégorie la plus pertinente,
• un commentaire est obligatoire pour chaque ligne afin de préciser la nature exacte du produit ou de la charge.

Exemple : La vente de biscuits lors d’un événement sera renseignée :

• dans les produits,
• catégorie vente de nourriture,
• sous-catégorie snack,
• avec un commentaire expliquant le contexte (type d’événement, quantité, prix).

Cas particuliers

Si aucune catégorie existante ne correspond réellement à la nature de la dépense ou de la recette, le trésorier doit contacter le trésorier de son pôle, et une ligne pourra être ajoutée au template si nécessaire.

Attention, en dehors de ce cas précis, la structure du Budget Prévisionnel ne doit jamais être modifiée. Les trésoriers doivent uniquement compléter les cases prévues.

Suivi et mise à jour du Budget Prévisionnel

Le BP est un outil vivant. Il doit être mis à jour tout au long du semestre à la réception d’un devis, lors de l’attribution ou du refus d’une subvention, et lorsque les montants réels diffèrent des montants prévus.

Un budget régulièrement mis à jour permet d’anticiper les difficultés financières, d’ajuster les projets si nécessaire, et de rester à l’équilibre jusqu’à la fin du semestre.

Bilan Financier

Définition et obligations

Le bilan financier est le document qui récapitule les produits réellement perçus et les charges réellement engagées. C'est en effet le BP complété avec le montant exact des transactions.

Il doit être transmis à la fin de chaque semestre au pôle, même si les projets se poursuivent sur plusieurs semestres ou années.

Lien avec la comptabilité

Un bilan financier repose obligatoirement sur une comptabilité tenue tout au long du semestre :

• conservation des factures et justificatifs,
• suivi régulier des dépenses et recettes,
• cohérence avec le compte bancaire.

Le solde de fin d’exercice indiqué dans le bilan doit correspondre exactement au solde réel du compte bancaire.