Justificatif pour les dépenses

Lorsqu'une association réalise un achat, quelle qu'en soit la modalité, elle doit le justifier sur base d'une facture qui lui soit correctement adressée. Lorsqu'une personne réalise une dépense pour le compte d'une association (par exemple, achat de matériel) et demande ensuite un remboursement, elle doit, de la même manière, le justifier sur la base d'une facture au nom de l'association. Il faut cependant y ajouter une note de frais.

Lorsqu'une personne demande un défraiement pour un achat ou un déplacement réalisé dans le cadre de ses activités pour l'association, elle se doit d'en justifier sur la base de factures, et d'ajouter à cela une note de frais. Une exception s'applique aux frais de déplacements : Pour les frais de péage, le justificatif minimal est un ticket de péage.

L'essence correspondant au trajet est remboursée sur facture, ou sur ticket de caisse s'il n'est réellement pas possible d'obtenir de facture. Les frais de stationnement sont remboursés sur base du ticket de caisse. Dans tous les cas où un membre demande un remboursement, la note de frais et nécessaire. Toutefois, l'association se doit de poser un regard critique sur les frais indiqués, et de déterminer s'ils sont bien nécessaires et justifiés, avant de valider (signer) la note de frais.