Subventions : BDE

Vagues de subventions

Les subventions BDE sont distribuées au cours de 2 vagues : une en début octobre, et une en début novembre. Afin de maximiser vos chances d'obtention des subventions, veuillez soumettre votre dossier en fonction de quand vous avez besoin des fonds et surtout selon votre préparation. Attention, une association peut se voir refuser des subventions si le dossier est incomplet, pas clair, ou faussé.

Semestre d'Automne : 1ère vague en début octobre, 2ème vague en début novembre.

Semestre de Printemps : 1ère vague en début avril, 2ème vague en début mai.

Procédure

Toutes les dates précises vous seront fournies par votre pôle et par le BDE. Voici un déroulé des différentes tâches à réaliser:

Toutes les associations qui souhaitent des subventions doivent prévenir leur pôle mi-septembre/ mi-mars afin de s'inscrire à l'une des deux vagues. Des budgets prévisionnels sont les bienvenus mais ne sont pas nécessaires. C'est l'occasion de prendre contact avec le trésorier de pôle et d'échanger sur vos projets afin d'optimiser votre dossier.

Le mois de septembre/ mars est important pour la constitution du dossier. Nous vous conseillons vivement de constituer votre dossier à ce moment afin d'avoir le temps d'échanger avec votre trésorier de pôle et de l'améliorer. Les trésoriers sont souvent surchargés pendant les périodes de soutenances, ce qui peut rendre le processus compliqué si vous vous y prenez trop tardivement. Profitez-en pour discuter avec les anciens de l'association, structurer les projets, et clarifier la trésorerie.

En fin septembre/ mars, environ 5 jours avant les soutenances pour la 1ère vague, vous devrez envoyer votre dossier complet et final, accompagné de votre budget prévisionnel complet et final (voir templates), à votre pôle. Vous devrez impérativement utiliser les templates du BDE, tout manquement pourra se voir sanctionné avec une attribution moindre des subventions.

Le 1er Conseil d'Administration (CA) aura lieu en début octobre/ avril pour distribuer les subventions. Il clôt la première vague de subventions.

De même pour la 2ème vague, 5 jours avant les soutenances en fin octobre/ avril, vous devrez envoyer votre dossier complet et final, accompagné de votre budget prévisionnel complet et final (voir templates), à votre pôle. Vous devrez impérativement utiliser les templates du BDE, tout manquement pourra se voir sanctionné avec une attribution moindre des subventions.

Le 2ème Conseil d'Administration (CA) aura lieu en début novembre/ mai pour distribuer les subventions. Il clôt la première vague de subventions.

En résumé :

1. Ecriture des dossiers de subventions, relectures par les pôles.
2. Envoi des dossiers aux pôles, qui transmettent l'ensemble au BDE.
3. Lecture des dossiers par les membres du BDE.
4. Passage des soutenances.
5. Vote de l'attribution des subventions par le BDE et les pôles.

Critères d'évaluation des dossiers de subventions

Par soucis de transparence, et par volonté de recevoir les meilleurs dossiers de subvention possible, le BDE a décidé d'exposer à la vue de tous les critères le guidant pour évaluer les dossiers de subvention. Ces interrogations servent juste à faire un check up, pour voir si votre dossier répond bien à toutes nos questions:

• Dossier complet,
• Rédaction soignée et sans faute,
• Réalisation et succès des projets précédents,
• Prise en compte des remarques de la fédération,
• Qualité du bilan financier et du budget prévisionnel,
• Fonds disponibles,
• Ampleur des projets à venir,
• Nombre d'étudiant.e.s touché.e.s,
• Interactions entre associations,
• Concordance entre montant demandé et besoins réels,
• Part des subventions dans le budget global,
• Rayonnement : interne à l'UTC, au niveau de la ville, au niveau national,
• Assiduité de l'asso au sein de la fédération.

Soutenances

Les soutenances ont lieu sur une période de 3 à 4 jours durant lesquels toutes les associations inscrites à cette vague passeront devant un jury. Le jury se compose d'un membre du bureau de chaque pôle, ainsi que deux membres du BDE. Les horaires de passage seront organisées par le BDE selon vos disponibilités que vous aurez préalablement renseignées sur un Framadate.

Chaque soutenance est attribuée un créneau de 30 minutes. Vous aurez environ 10 minutes de présentation, puis le jury vous posera des questions pendant une quizaine de minutes. Les questions peuvent autant viser la trésorerie que les projets ou encore la RSE. Vous devrez être en capacité de répondre à tout doute ou questionnement du jury. Le but du jury n'est pas de vous abaisser mais réellement de cerner vos besoins afin de mieux vous défendre au CA. Une tenue soignée et élégante est appréciée, toutefois il est impératif d'être respectueux.

Conseil d'Administration

Le Conseil d'Administration (CA) est une instance lors de laquelle le bureau du BDE, et les bureaux des pôles se concertent pour discuter de divers sujets. Les étudiants externes à ces entités ne sont pas conviés. Dans le cas des CA de subventions, les membres débattent des subventions demandées par chaque association. Les débats se basent sur la soutenance et le contexte de l'association. Le bureau de votre pôle a pour rôle de vous défendre et de vous soutenir dans vos projets, ainsi il est important de tenir son pôle au courant des activités de son association. Un vote est mené pour déterminer le montant attribué à chaque association candidate, accompagné d'un commentaire.