Prêt de Carte Bleue

Le prêt de carte bancaire du pôle associatif

Dans le cadre de leurs activités, les associations, clubs et commissions peuvent être amenés à effectuer des paiements nécessitant l’usage d’une carte bancaire (CB). Lorsque cela est nécessaire, le pôle associatif peut mettre temporairement à disposition sa carte bancaire, sous certaines conditions strictes.

Cette procédure vise à :

• faciliter l’organisation des projets associatifs,
• garantir la sécurité des fonds,
• assurer une traçabilité claire des dépenses.

Qui peut emprunter la carte bancaire du pôle ?

Le prêt de la carte bancaire du pôle concerne :

• les clubs, qui ne peuvent pas disposer de carte bancaire à leur nom,
• les commissions, notamment lorsqu’elles ne disposent pas encore de carte bancaire ou en cas de besoin ponctuel.

À noter :

• Les clubs ne peuvent pas obtenir de carte bancaire personnelle, quelle que soit leur situation.
• Les commissions peuvent, quant à elles, demander l’attribution d’une carte bancaire sur demande formelle, mais peuvent également recourir au prêt de la CB du pôle si nécessaire.

Dans quels cas emprunter la carte bancaire ?

Le prêt de carte bancaire est envisageable lorsque :

• un paiement ne peut pas être effectué par virement ou remboursement sur facture,
• une dépense doit être réglée rapidement,
• l’association ou la commission ne dispose pas de carte bancaire propre.

La carte bancaire doit être utilisée uniquement dans le cadre du projet déclaré et pour des dépenses prévues ou validées.

Signature de la Convention d’Utilisation de la CB de Pôle

Avant tout prêt, vous devez impérativement :

• contacter le trésorier de votre pôle,
• signer la Convention d’Utilisation de la Carte Bancaire de Pôle.

Cette convention définit notamment :

• les conditions d’utilisation de la carte,
• les responsabilités de l’emprunteur,
• les types de dépenses autorisées,
• les sanctions en cas de non-respect des règles.

Aucune carte ne sera prêtée sans la signature préalable de cette convention.

Utilisation de la carte bancaire

Lors de l’utilisation de la carte bancaire du pôle, vous vous engagez à :

• respecter strictement le cadre défini dans la convention,
• utiliser la carte uniquement pour les dépenses autorisées,
• conserver tous les justificatifs de paiement (factures, tickets, reçus),
• transmettre ces justificatifs au trésorier du pôle dans les délais demandés.

Chaque dépense doit pouvoir être justifiée et rattachée clairement à un projet ou une action de l’association.

Restitution de la carte bancaire

Une fois les paiements effectués, la carte bancaire doit être restituée sans délai au trésorier du pôle. Au moment de la restitution, vous devrez signer une Attestation de Restitution de la Carte Bancaire, ce document certifie officiellement que la carte a bien été rendue.

La restitution et la signature de l’attestation sont obligatoires, même si la carte a été utilisée sur une très courte période.

Responsabilités et bonnes pratiques

Emprunter la carte bancaire du pôle implique une responsabilité individuelle et collective. Quelques bonnes pratiques à respecter :

• ne jamais prêter la carte à un tiers,
• ne jamais enregistrer les informations de la carte sur un site ou une application,
• prévenir immédiatement le trésorier du pôle en cas de problème (perte, erreur de paiement, doute).

Tout manquement aux règles peut entraîner :

• le refus de futurs prêts de carte,
• des sanctions prévues par la convention,
• des conséquences financières pour l’association concernée.